Складской учёт в iiko: контроль остатков, списаний и инвентаризации
Складской учёт в iiko строится на одном принципе: продали блюдо — система сама списала ингредиенты по техкарте и пересчитала остатки. Владелец в любой момент видит, сколько продуктов на складе, куда они ушли и где утекают. Разберём, как iiko ведёт остатки, как проходит инвентаризация за 30–60 минут вместо полночи и как читать расхождения, которые вскрывают перерасход и потери.
Как работает складской учёт в iiko
Склад в iiko живёт в модуле iikoOffice и связан с кассой напрямую. Это и есть ключевое отличие от учёта в тетради или Excel: движения по складу не вносят руками — они появляются сами из продаж и поставок.
Логика простая. Приходную накладную от поставщика заносят один раз — остаток вырос. Продали порцию — остаток уменьшился ровно на то, что прописано в технологической карте блюда. В итоге склад показывает не «сколько было на прошлой неделе», а фактический остаток на сейчас. Если вы только присматриваетесь к системе, начните с обзора — что такое iiko и какие задачи она закрывает.
Списание по техническим картам
Техкарта — это рецептура блюда с граммовкой: сколько и каких ингредиентов уходит на одну порцию. Именно она превращает продажу в складское движение. Капучино на 200 мл — это 18 г зёрен и 150 мл молока; продали 40 чашек за смену, и система вычла 720 г зёрен и 6 л молока без единого ручного действия.
Поэтому точность учёта упирается в точность техкарт. Граммовка «на глаз» даёт ложные остатки и фантомные расхождения. На этапе настройки карты выверяют вместе с шеф-поваром — как это устроено по шагам, описано в материале про то, как внедрить iiko с нуля.
iiko поддерживает и многоуровневые карты: полуфабрикат (соус, тесто, бульон) сначала готовят и приходуют, а затем он входит в готовое блюдо как ингредиент. Списание идёт по всей цепочке — от закупленного сырья до тарелки гостя.
Контроль остатков в реальном времени
В iikoOffice остатки видны по каждому складу отдельно: кухня, бар, основной склад, точка на доставке. Для заведения с баром это важно — алкоголь и кухонные продукты не смешиваются в общий котёл, и недостача на баре не маскируется излишком на кухне.
Система умеет предупреждать заранее. По каждому ингредиенту задаётся минимальный остаток — когда продукт подходит к концу, iiko подсвечивает позицию в отчёте и помогает сформировать заказ поставщику. Это снимает две крайности: «закончилось в разгар вечера» и «закупили лишнего, продукт испортился».
Отдельный отчёт показывает движение каждого продукта: приход, расход по продажам, списания, перемещения между складами. Видно не только сколько осталось, но и почему именно столько.
Инвентаризация: как проходит и сколько занимает
Инвентаризация в iiko — это сверка факта с тем, что система считает остатком. Сотрудник вносит реальные цифры по складу, iiko сравнивает их с расчётными и сразу показывает отклонения по каждой позиции. То, что на ручном учёте занимало 3–5 часов с закрытием зала, здесь укладывается в 30–60 минут.
| Параметр | Ручной учёт | Склад в iiko |
|---|---|---|
| Время инвентаризации | 3–5 часов | 30–60 минут |
| Списание продуктов | раз в неделю, вручную | при каждой продаже по техкарте |
| Актуальность остатков | на дату пересчёта | в реальном времени |
| Видимость расхождений | в конце месяца или никогда | сразу после инвентаризации |
| Контроль по складам | общий «котёл» | кухня, бар, склад раздельно |
Источник: типовая практика внедрений ITDO в заведениях Ташкента и регионов.
Частоту инвентаризации заведение выбирает само: бар и ходовые позиции имеет смысл считать ежедневно или раз в неделю, полный склад — раз в месяц. Чем регулярнее сверка, тем раньше видно проблему и тем меньше успевает «утечь».
О чём говорят расхождения по складу
Расхождение — это разница между расчётным и фактическим остатком. Полностью нулевым оно не бывает почти никогда, но его размер и характер — это диагностика заведения. Что стоит за цифрами:
- Неточные техкарты. Если граммовка в карте не совпадает с реальной закладкой, расхождения будут стабильными из месяца в месяц — это сигнал выверить рецептуру.
- Перепорции и брак. Повар кладёт «с запасом», часть продуктов уходит в порчу — фактический расход выше расчётного.
- Несписанные потери. Бой, просрочка, питание персонала, угощения — всё это должно оформляться актами списания, иначе превращается в недостачу.
- Злоупотребления. Систематическая недостача по дорогим позициям при точных техкартах — повод присмотреться к процессам, а не к системе.
Главная ценность складского учёта в том, что эти причины перестают быть невидимыми. Точные остатки — это ещё и фундамент для расчёта себестоимости: как iiko на этих данных снижает фудкост, разбираем в отдельном материале.
Часто задаваемые вопросы
Как iiko списывает продукты со склада?
Автоматически по технологической карте при каждой продаже. Продали блюдо — система вычла из остатков ровно те ингредиенты и в той граммовке, что прописаны в его техкарте. Вручную списания не вносят.
Сколько времени занимает инвентаризация в iiko?
Обычно 30–60 минут против 3–5 часов на ручном учёте. Система заранее показывает расчётный остаток по каждой позиции, сотруднику нужно лишь внести фактические цифры — iiko сразу считает отклонения.
Можно ли вести раздельный учёт по бару и кухне?
Да. В iiko заводят отдельные склады — кухня, бар, основной склад, доставка. Остатки и расхождения видны по каждому отдельно, поэтому недостача на баре не маскируется излишком на кухне.
Почему возникают расхождения по складу?
Чаще всего из-за неточных техкарт, перепорций, несписанного боя и порчи или злоупотреблений. Размер и стабильность расхождений показывают, какая именно причина работает в заведении.
Предупреждает ли iiko о заканчивающихся продуктах?
Да. По каждому ингредиенту задаётся минимальный остаток. Когда продукт подходит к концу, система подсвечивает позицию и помогает сформировать заказ поставщику, чтобы избежать стоп-листа в час пик.
Нужно ли закрывать заведение на время инвентаризации?
Нет. Инвентаризацию проводят в спокойное время или по отдельным складам, не останавливая работу зала. Раздельные склады позволяют пересчитать, например, только бар, пока кухня работает.
С чего начать наведение порядка на складе
Складской учёт в iiko работает ровно настолько точно, насколько выверены техкарты и аккуратно оформляются поставки и списания. Поэтому начинают не с программы, а с данных: актуальные рецептуры с граммовкой, перечень складов, минимальные остатки по ключевым позициям. ITDO настраивает складской блок iiko под конкретное заведение — заносит техкарты вместе с шеф-поваром, разделяет склады и обучает персонал работать без обходных путей. Дальше система сама держит остатки в порядке, а вам остаётся читать отчёты. Если ещё выбираете решение — посмотрите, что такое iiko и что она даёт заведению.